Het proces Planning & control maakt onderdeel uit van het procescluster Sturende processen op tactisch niveau. Het houdt zich met name bezig met tijd en inzet van mensen, met uiteraard daarbij de focus op business informatiemanagement.

Opmerking: Hieronder worden doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in boeken die reeds op dit terrein zijn verschenen. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website. Wat u in die boeken niet vindt en hieronder wel, zijn de KPI’s, proces- en procedure schema’s en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.

Doel proces Planning en control

Het proces Planning en control heeft als doelstelling het plannen, bewaken en bijsturen van de tijd en inzet van mensen ten behoeve van alle activiteiten rondom informatievoorziening. De noodzakelijke inzet moet vanzelfsprekend op tijd worden gerealiseerd en waar nodig geoptimaliseerd.

De planning en bewaking van de menscapaciteit moet uiteraard worden afgestemd op de planning van bijvoorbeeld de eigen gebruikersorganisatie en de IT-organisatie. Inhoudelijk gezien kan bij de inzet van menscapaciteit worden gedacht aan inzet bij wijzigingen en projecten, maar over het algemeen dient ook een forse hoeveelheid capaciteit te worden gepland voor het operationele werk zoals gebruikersondersteuning. Dat laatste wordt vaak onderschat maar vormt voor key users en functioneel beheerders vaak tientallen procenten van de totaal beschikbare tijd.

Activiteiten proces Planning en control

Het proces Planning en control kent samengevat de volgende activiteiten:
1. Plannen: Het bepalen en inplannen van de noodzakelijke capaciteit, afstemmen met andere processen en eigen gebruikersorganisatie en de IT-leverancier
2. Bewaken/controleren: Controleren en bewaken beschikbaarheid, besteding uren en voortgang
3. Evalueren: Evalueren van planning versus realisatie, verbeteringen onderkennen en het voorstellen van maatregelen ter verbetering.

Resultaten proces Planning en control

De resultaten van het proces Planning en control zijn:
– Jaarplan informatievoorziening en business informatiemanagement
– Planningsoverzichten
– Voortgangsrapportages: planning versus realisatie
– Kengetallen: ervaringscijfers

KPI’s / rapportage items proces Planning en control

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Planning en control zijn:
– Afwijking van planning versus realisatie (in %)
– Hoeveelheid werk, niet gepland maar wel uitgevoerd (in %)
– Hoeveelheid capaciteit besteed aan operationeel werk t.o.v. wijzigingen / projecten
– Hoeveelheid capaciteit besteed aan overhead

Relaties met andere processen

Vanzelfsprekend zijn er sterke relaties met de andere sturende processen i.v.m. bijvoorbeeld de financiële aspecten van de hier in te plannen menscapaciteit (Financieel management). Met Behoeftemanagement vindt de inhoudelijke afstemming plaats, en dat geldt ook voor de afstemming met de IT-leverancier via Contractmanagement.

Verder is een sterke relatie te onderkennen met Wijzigingenbeheer i.v.m. de uitvoering van wijzigingen. In dit opzicht geeft Planning & Control de kaders aan waarbinnen binnen Wijzigingenbeheer kan worden gewerkt.

In de praktijk – ‘Altijd te weinig tijd’

Het is een gevoel dat veel mensen herkennen, maar met name bij Functioneel beheerders valt het toch nog wat extra op: er is altijd te weinig tijd. Dat is spijtig en ook vervelend. Spijtig omdat dan de neiging bestaat alles maar half te doen, wat uiteindelijk tot magere resultaten of juist nog meer te besteden tijd leidt. Vervelend omdat het menselijk gezien toch niet gezond te noemen is.

Wat hierin vooral opvalt is dat de te besteden tijd aan het operationele werk vaak enorm wordt onderschat. Waardoor teveel wijzigingen en projecten worden gepland, en dan loopt de planning vanzelf vast. Wat werkelijk kan helpen is enige tijd precies bij te houden hoe werkelijk de beschikbare tijd wordt besteed, met name aan al die dagelijkse operationele klusjes. Per klus stelt het vaak niet veel voor, maar juist de hoeveelheid, en ook het ad hoc karakter ervan, leidt er toe dat het bij elkaar vaak een enorme hap uit de beschikbare tijd kost. Het is bepaald geen uitzondering dat 50% van de tijd aan dit type werk opgaat. Tel daarbij op alle overhead, en dan blijven niet heel veel uren per week over voor wijzigingen en projecten. Dat is dan wel de realiteit en op basis daarvan kan een betere, realistischer planning worden gemaakt.