Beheer bedrijfsinformatie is onderdeel van het uitvoerende procescluster Gebruiksbeheer. De procesnaam Beheer bedrijfsinformatie zegt het al: het gaat om het beheer van de informatie die een bedrijf nodig heeft.

Opmerking: hieronder zijn doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in de boeken over BiSL. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website.
Als extra staan hieronder voorstellen voor KPI’s, proces- en procedure schema’s en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.

Doel proces Beheer bedrijfsinformatie

Het proces Beheer bedrijfsinformatie is verantwoordelijk voor een correcte opzet en inhoud van de gegevens van de informatievoorziening.
Daarbij gaat het niet alleen om de gegevens in de bestanden en applicaties, maar ook om de gegevens in de niet-geautomatiseerde informatievoorziening.

Er zijn verschillende soorten gegevens te onderscheiden:
Stamgegevens, ook wel bekend als Masterdata. Dit zijn de gegevens die de belangrijkste onderwerpen binnen een organisatie beschrijven, zoals klanten, artikelen, producten en medewerkers. Vaak zijn die gegevens in de hele organisatie in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan het adres van een klant: van belang voor de afdeling distributie, om een artikel te versturen, maar ook voor de financiële afdeling, voor het versturen van de factuur.
Transactiegegevens. Deze gegevens ontstaan door uitvoering van transacties door de organisatie of de klanten: mutatiegegevens, bestellingen, boekingen.
Referentiegegevens of stuurparameters. Gegevens die over het algemeen weinig wijzigen en uitkomsten van verwerkingen bepalen. Bekende voorbeelden zijn tariefstaffels en landcodes. Business-informatiemanagement zorgt meestal voor aanpassing van deze gegevens, eventueel op aangeven van de business.

Daarnaast kennen we ook Metagegevens. Dit zijn gegevens over de gegevens. Voorbeelden zijn doel van een gegeven, de eigenaar, waar gebruikt en vastgelegd, de betekenis enz. Ook gegevens die aanvullende informatie geven, zoals de auteur van een document, locatie en tijdstip van een foto vallen onder de metagegevens.
Metagegevens zijn van groot belang voor het beheer.

Activiteiten proces Beheer bedrijfsinformatie

Beheer bedrijfsinformatie kent vier groepen activiteiten:

1. Bewaken
Onderwerpen zijn hier integriteit en correctheid van de gegevens, de gegevensdefinities, het informatiemodel en het gebruik van de gegevens. Al met al wordt hier dus een vrij brede scope op gegevensbeheer en gebruik gebruikt. Overigens is het niet zo dat bij geconstateerde inconsistenties functioneel beheer dit ook zelf zou moeten oplossen. Doorgaans is het fraaier de uitvoering terug te leggen in de gebruikersorganisatie. Hierdoor wordt een goede scheiding van taken bereikt.

2. Verstrekken
Bijvoorbeeld het verzorgen van managementinformatie, met name de niet-standaard rapportages. Samenstelling van zo’n niet-standaard rapport vraagt natuurlijk kennis van inhoud en structuur van de databases. Ook rapporteren over parameters en wijzigingen daarin, de kwaliteit van gegevensverzamelingen etc. is een activiteit voor functioneel beheer.

3. Inventariseren

4. Wijzigen
Vaak zorgt functioneel beheer voor het wijzigen van parameters, codetabellen en andere referentiegegevens. Maar functioneel beheer kan soms ook de gewone inhoudelijke gegevens aanpassen, bijvoorbeeld voor het herstellen van een fout. Daarvoor zijn wel procedurele voorzorgen nodig, omdat in dat soort situaties functioneel beheer zowel de controlerende als uitvoerende taak voor zijn rekening neemt. Hoewel een dergelijke samentrekking in het algemeen ongewenst is, is het niet altijd te voorkomen en zeker procedureel goed af te dekken.

Resultaten proces Beheer bedrijfsinformatie

De resultaten van het proces Beheer bedrijfsinformatie volgen redelijk 1-op-1 uit de activiteiten die hiervoor zijn beschreven:

1. Consistent en actueel informatiemodel
2. Bedrijfsgegevens voldoen inhoudelijk aan het vastgestelde kwaliteitsniveau
3. Parameters zijn juist ingesteld, wijzigingen worden tijdig uitgevoerd en zijn geborgd
4. Informatie aanvragen, met name de niet standaard informatie aanvragen, worden middels dit proces afgehandeld.

KPI’s / rapportage-items proces Beheer bedrijfsinformatie

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Beheer bedrijfsinformatie zijn:
– Aantal functionele parameters (per informatiesysteem)
– Aantal wijzigingen in parameterinstellingen in afgelopen periode
– Aantal uitgevoerde controles op kwaliteit van gegevensverzamelingen
– Percentage gegevens dat onjuist, onvolledig of inconsistent is
– Aantal (afgehandelde) niet standaard informatie aanvragen

Deze KPI’s kunnen dienen als input voor een rapportage. De periode waarover wordt gesproken kan vanzelfsprekend naar wens variëren, maar een periode van een maand is vrij gebruikelijk.

Relaties met andere processen

Als onderdeel van het procescluster Gebruiksbeheer heeft het proces Beheer bedrijfsinformatie uiteraard relaties met de andere processen in dit cluster. Daarnaast zijn er nog enkele sterke relaties met andere processen aan te wijzen:

Gebruikersondersteuning. Via gebruikersondersteuning kunnen aanvragen binnenkomen voor aanpassing van parameters, het aanpassen van bedrijfsgegevens, wensen voor ad hoc rapporten, informatieverzoeken etc.

Operationele ketenafstemming. Afstemming met ketenpartners over gegevensuitwisseling kan informatie komen over kwaliteit van gegevens en dergelijke. Beheer bedrijfsinformatie zorgt weer voor informatie over gegevensissues die relevant kunnen zijn voor de uitwisseling, bijvoorbeeld de aanpassing van het formaat van een gegeven.

Operationele IT-aansturing. Via dit proces verlopen geautomatiseerde informatieaanvragen. Vanuit het proces Beheer bedrijfsinformatie wordt hier controle op uitgeoefend.

Wijzigingenbeheer. Binnen het proces Beheer bedrijfsinformatie kan duidelijk worden dat aanpassing van het informatiesysteem nodig is, wat kan resulteren in een wijzigingsverzoek richting Wijzigingenbeheer.

Transitie. Bij transities kan het nodig zijn bedrijfsgegevens (conversie) of parameters aan te passen. Het proces Transitie initieert dit, Beheer bedrijfsinformatie zorgt voor de uitvoering.

Behoeftemanagement. Dit proces speelt een rol bij de feitelijke versus gewenste kwaliteit van het informatiesysteem en met name hier de inhoud van de gegevensverzamelingen. Beheer bedrijfsinformatie zorgt voor de aanlevering van de benodigde informatie.

In de praktijk – Wijzigen gegevens / parameters

Een voorbeeld van het aanpassen van productiegegevens en/of parameters is in dit schema te vinden:

De aanpak zoals hier geschetst is vrij formeel. Toch, zeker indien het gaat op parameters of gegevens in databases, dan zou controle op inhoudelijke aanpassingen niet bijzonder moeten zijn. Controleerbaarheid en traceerbaarheid zijn termen die in dit soort situaties terecht nog wel eens vallen uit de hoek van interne controllers of externe auditors. En terecht. Met een feitelijk vrij eenvoudige procedure is dit hier volledig af te dekken.

In de praktijk – parameterbeheer

Het beheren van functionele parameters lag vanouds bij de IT-afdeling, waar het uiteindelijk niet thuishoort. Nog steeds bestaan er echter informatiesystemen die zo zijn ingericht dat functionele parameters niet op een verantwoorde wijze door functioneel beheer zelf kunnen worden beheerd. In dat geval is het natuurlijk altijd mogelijk om de daadwerkelijke uitvoering van de wijziging aan de IT-organisatie over te laten, maar dan wel uitdrukkelijk in opdracht van de functioneel beheer-organisatie. Bijkomend probleempunt kan nog zijn dat een bepaald systeem door meerdere afdelingen wordt gebruikt en de gewenste instellingen van de parameters niet bij elke afdeling gelijk zijn. Ook daar ligt een schone taak voor functioneel beheer om onderling overeenstemming te bereiken.

Mocht het zo zijn dat het in het informatiesysteem middels een apart gedeelte mogelijk is de functionele parameters te beheren, dan dient dit gedeelte aan functioneel beheer ter beschikking te worden gesteld. Duidelijk zal zijn dat dat eisen stelt aan het kennisniveau van de betrokken functioneel beheerder(s). Ook is het wellicht een open deur dat de beheerfunctie slechts aan een strikt gelimiteerd aantal personen beschikbaar is gesteld (en ook hier is de praktijk soms anders).

In de praktijk – kwaliteit gegevensverzamelingen

Het is helaas nogal eens zo dat de IT-afdeling verantwoordelijk wordt gesteld voor de inhoudelijke kwaliteit van gegevensverzamelingen. Echter, de inhoud van gegevensverzamelingen is eigendom van de klant, zij is verantwoordelijk voor invoer en mutaties en dus ligt de verantwoordelijkheid ook daar. Waar de IT-afdeling wel op kan worden aangesproken is een verkeerde werking van een informatiesysteem indien daardoor gegevens worden verminkt. Dit is echter, zeker bij informatiesystemen die al langer worden gebruikt, eerder uitzondering dan regel. Op het moment dat een kwalitatieve controle wordt gedaan op volledigheid, consistentie en juistheid van gegevens dan is in het algemeen de klantorganisatie aan zet.

Functioneel beheer, hier met name de functioneel beheerder, kan een rol spelen in het signaleren van vermeend kwaliteitsgebrek. Een functioneel beheerder heeft veelal meer mogelijkheden om (bijvoorbeeld via queries) controles op de databases uit te voeren. Mocht blijken dat de kwaliteit van bepaalde gegevens inderdaad te wensen overlaat, dan kan de functioneel beheerder vervolgens in de klantorganisatie benodigde acties uitzetten zodat de kwaliteit op voldoende peil komt.

Ook kan het een goede zaak zijn het informatiesystemen aan te laten passen zodat middels betere invoercontroles de kwaliteit van de gegevens verbeterd. Dergelijke wijzigingsvoorstellen kunnen via de reguliere weg (het proces wijzigingenbeheer en verder) worden doorgevoerd.

Opmerkingen / bijzonderheden

Het aanpassen van parameters wordt in organisaties in de praktijk ook wel gezien als “wijziging”. Hoewel er geen software wordt aangepast, en ook de hardware precies blijft zoals deze was, wijzigt met de aanpassing van een (functionele) parameter inderdaad de werking van het informatiesysteem. Vanuit IT gezien lijkt het in eerste instantie dus geen relevante kwestie. Echter, indien het bijvoorbeeld gaat om de bewaartermijn van gegevens, of de intervallen waarmee printwerk in batch wordt uitgeprint, dan is toch al heel snel duidelijk dat de scheidslijn tussen “functioneel” en “technisch” niet zo scherp ligt als op het eerste gezicht gedacht.

Om deze reden zijn er wel organisaties die een wijziging van een parameter precies zo behandelen als elke andere wijziging, en dus ook precies dezelfde route laten volgen. Dat kan voor sommige parameters uiteraard wel overkill zijn, maar de ervaring leert dat bijvoorbeeld een impactanalyse in dit soort gevallen vooraf toch onvermoede effecten kan aantonen. Bovendien wordt op deze manier gebruik gemaakt van een (hopelijk) gestroomlijnd en eenduidig proces rondom wijzigingen, en voorkomen dat allerlei andere processen bestaan die allemaal op zichzelf ook wijzigingen veroorzaken. Een van de meest beruchte problemen binnen de gehele ICT-sector is immers het fenomeen “parallelle wijzigingen”, en als er dan ook nog eens meerdere processen zijn waar dit zich in voltrekt kan de werkwijze, hoe gestructureerd verder ook, tot onaangename effecten leiden.

De termen parameter en stuurgegeven

Binnen BiSL worden de term parameter en stuurgegeven, en soms zelfs stuurparameter, naast en door elkaar gebruikt. Het betreft elke keer: een instelling in een systeem die de functionele werking beïnvloedt. Maar het door elkaar gebruiken van de termen is wel spijtig. In de praktijk komt de term parameter veruit het meeste voor en is ook te prefereren. Mocht u echter van plan zijn het EXIN examen te gaan doen, wees dan niet verrast als u opeens de term stuurgegeven tegenkomt.

Onze aanraders

Het basisboek “BiSL, een framework voor business informatiemanagement” en de bijbehorende courseware kunnen wij van harte aanbevelen. De pocketguide biedt een compact overzicht van het model. Voor de praktijk is de zelfevaluatie een mooi startpunt:

BiSL – Een framework voor business informatiemanagement
 – 2de, herziene druk
Remko van der Pols, Ralph Donatz, Frank van Outvorst
BiSL® – Pocketguide – 2de herziene druk
Remko van der Pols
BiSL Zelfevaluatie
 – BiSL-diagnose voor business informatiemanagement – 2e herziene druk
Ralph Donatz
BiSL® Foundation Courseware
Frank van Outvorst, René Sieders
Cover BiSL 1 versie 3
BiSL – Een Framework voor business informatiemanagement
3e editie
Remko van der Pols, Ralph Donatz, Frank van Outvorst, René Sieders
Cover BiSL1 versie 3 courseware
BiSL® Foundation Courseware
3e editie
Frank van Outvorst, René Sieders