Het proces Leveranciersmanagement maakt onderdeel uit van het procescluster Opstellen IV-organisatiestrategie. Binnen dit proces is de focus er op gericht dat precies de juiste groep leveranciers wordt gekozen en in stand wordt gehouden.

Opmerking: Hieronder worden doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in boeken die reeds op dit terrein zijn verschenen. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website. Wat u in die boeken niet vindt en hieronder wel, zijn de KPI’s, proces- en procedure schema’s en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.

Doel proces Leveranciersmanagement

Het proces Leveranciersmanagement heeft als doelstelling te bepalen welke leveranciers het meest geschikt zijn voor de gewenste informatievoorziening en ook de rol en verantwoordelijkheden van die leveranciers te bepalen.

Het is goed om te benadrukken dat het in dit proces niet gaat om concrete contracten en SLA’s. Deze zijn onderwerp van het proces Contractmanagement. In Leveranciersmanagement wordt het bovenliggende niveau geraakt: hoe kunnen we precies de juiste groep leveranciers in huis halen en houden? Kernbegrip hier is: richtlijnen. Een goede set richtlijnen kan gebruikt worden om de huidige groep leveranciers te evalueren, en vooral: eventueel toekomstige leveranciers aan de hand van deze richtlijnen in beeld te laten komen of laten afvallen.

Activiteiten proces Leveranciersmanagement

Het proces Leveranciersmanagement kent samengevat de volgende activiteiten:
1. Opstellen beleid: het bepalen van de behoefte aan diensten en producten (assortiment) en ook de gewenste relatie (bijv. levert een leverancier software of een werkend systeem?). Ook het inkoop beleid van de gehele organisatie kan hier veel invloed op hebben
2. Selectie en evaluatie: Het evalueren van bestaande leveranciers. Vaak zijn er langdurige relaties, wat des te meer reden is voor een zorgvuldige selectie, en indien er afscheid genomen moet worden van een leverancier moet dat lang van te voren worden geïnitieerd.
3. Beheer: Het beheer van de relaties met de leveranciers.

Resultaten proces Leveranciersmanagement

De resultaten van het proces Leveranciersmanagement zijn:
– Leveranciersbeleid
– Leveranciersinformatie
– Diensten en assortiment

KPI’s / rapportage items proces Leveranciersmanagement

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Leveranciersmanagement zijn:
– Mutaties in beleid t.o.v. vorig jaar (dynamiek)
– Aantal leveranciers die niet aan huidige beleid voldoen
– Aantal afgevallen leveranciers versus nieuwe

Relaties met andere processen

De sterkste relatie vanuit het proces Leveranciersmanagement is met het proces Contractmanagement. Aan de hand van het beleid dat in Leveranciersmanagement is ontwikkeld kunnen in Contractmanagement concrete contracten en SLA’s met leveranciers overeen worden gekomen. Andersom kunnen ervaringen met leveranciers input zijn voor bijstellingen in het beleid.

In de praktijk – Enkele handvatten

Vanwege het feit dat van dit proces nauwelijks Best Practices beschikbaar zijn, hebben veel mensen moeite dit wat meer concreet voor zich te zien. Om op deze plaats enig licht op het proces te werpen worden hier wat concrete voorbeelden gegeven.
In de vorm van richtlijnen/beleid kan bijvoorbeeld worden gedacht aan:
– Elke leverancier moet al x jaar bestaan
– Elke leverancier moet aantoonbaar financieel gezond zijn
– Elke leverancier moet een bepaalde omvang hebben (bijvoorbeeld softwareleverancier: geen eenmanszaken)
– Elke leverancier moet een aantal referenties kunnen overleggen
etc.

In het assortiment/aanbod kan worden gedacht aan:
– Er worden geen losse items geleverd, maar geïntegreerde onderdelen. Dus geen software, maar een werkend systeem waar ook updates bij zijn inbegrepen
– Leveranciers moeten ook bereid zijn verantwoordelijkheid te nemen voor koppelingen met andere hard- en software

En in de relatie kan worden gedacht aan:
– Van leveranciers wordt verwacht dat ze proactief meedenken met de bedrijfsprocessen in de eigen organisatie