Het proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie maakt onderdeel uit van het procescluster Opstellen IV-organisatiestrategie. Het proces is er op gericht de relatie tussen de gebruikersorganisatie en de IV-organisatie vorm te geven.

Opmerking: Hieronder worden doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in boeken die reeds op dit terrein zijn verschenen. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website. Wat u in die boeken niet vindt en hieronder wel, zijn de KPI’s, proces- en procedure schema’s en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.

Doel proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie

Het proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie heeft als doelstelling het vormgeven en bewaken van de consistentie, samenhang en communicatie tussen de IV-functie en de gebruikersorganisatie.

Hoewel de doelstelling wellicht wat abstract is, is het wel een proces dat een essentieel punt van de organisatie van informatievoorziening raakt. Hier wordt namelijk uitgewerkt hoe en waar met name key users, functioneel beheerders en informatiemanagers (om maar de drie meest gebruikte te benoemen) werken. Het blijkt voor met name key users en functioneel beheerders die decentraal, dus binnen een gebruikersafdeling, werken, heel lastig om hun positie ten opzichte van die afdeling goed te bepalen. Takenpakketten zijn vaak onduidelijk, verantwoordelijkheden en bevoegdheden al helemaal niet bekend… en ondertussen moet er toch veel gebeuren op IT-gebied. In het proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie wordt de gewenste organisatie uitgewerkt en in de loop van de tijd kan dan een goed functionerende organisatie worden gerealiseerd.

Activiteiten proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie

Het proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie kent samengevat de volgende activiteiten:
1. Evaluatie: Het evalueren van bestaande relaties met de gebruikersorganisatie.
1. Opstellen beleid: Het bepalen van de gewenste relatie met de gebruikersorganisatie. Bijvoorbeeld het uitwerken van de rollen met bijbehorende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, de gewenste communicatielijnen en werkwijzen zijn hier onderwerpen.
3. Beheer: Het beheer van de relaties met de gebruikersorganisatie.

Resultaten proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie

Het resultaat van dit proces wordt binnen BiSL het structuurplan genoemd. In de praktijk worden ook wel termen als organisatieplan of blauwdruk gebruikt. Daarnaast kunnen ook concrete afspraken met de gebruikersorganisatie zijn gemaakt.

KPI’s / rapportage items proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Relatiemanagement gebruikersorganisatie zijn:
– Afwijking huidige organisatiestructuur t.o.v. gedefinieerde structuur in het structuurplan (% afwijking)
– Aantal en omvang afwijkingen die in de evaluatie zijn geconstateerd

Relaties met andere processen

Hoewel binnen het sturende proces Behoeftemanagement vaak de nadruk ligt op de inhoud van de informatievoorziening, moet hier ook wel degelijk ook de behoefte aan een bepaalde organisatie worden meegenomen. Hier is dan ook een directe relatie tussen Relatiemanagement gebruikersorganisatie en Behoeftemanagement te onderkennen.

Verder wordt in Strategie inrichting IV-functie het complete plaatje ingevuld. Vanuit Relatiemanagement gebruikersorganisatie kan informatie uit het hier uitgewerkte onderdeel worden doorgegeven.

In de praktijk – De IV-functie binnen / buiten de gebruikersorganisatie

Informatievoorziening hoort uiteraard thuis aan de gebruikerszijde. En de organisatie van informatievoorziening ook, tenminste, dat wordt steeds vaker zo gezien. Nog steeds zijn functioneel beheerders ook wel binnen IT-organisaties te vinden, en soms is het ook werkelijk de beste oplossing. Over het algemeen zijn echter alle rollen die te maken hebben met informatievoorziening aan de gebruikerszijde te vinden. Daar zijn ze echter toch nog wel eens een buitenbeentje. Stel dat je als functioneel beheerder bij een gemeente decentraal op de afdeling Sociale Zaken zit, dan heb je een geheel ander takenpakket dan je collega’s op de afdeling. Je hebt ook extern met heel andere afdelingen te maken… het leidt al snel tot groot onbegrip.

Met de komst van BiSL is in ieder geval duidelijker geworden welk takenpakket op het terrein van informatievoorziening moet worden ingevuld. Daarbij hoort ook een goede organisatie en de laatste jaren wordt steeds duidelijker wanneer het handig is taken organisatorisch te vervlechten met de gebruikersorganisatie (bijv. bij het ondersteunen van gebruikers, hoe dichterbij hoe beter), en wanneer het beter is wat meer scheiding aan te brengen (bijvoorbeeld bij informatievoorziening die bedrijfsbreed wordt gebruikt). Op deze manier ontstaat een inrichting van de IV-functie die aan de gebruikerszijde is vormgegeven, maar er soms ook letterlijk “binnen” zit, en soms wat meer centraal, als losstaande eenheid (afdeling) is vormgegeven.