Het cluster Sturende processen is een cluster dat vier processen op richtinggevend niveau omvat. Doel van dit procescluster is het sturen van de informatievoorziening op met name de aspecten tijd, geld, kwaliteit en afspraken. Het zijn hiermee processen waar de term “management” ook echt de lading krijgt die het gewoonlijk heeft: vanuit het lijnmanagement worden hier de kaders aangegeven waarmee de processen in de uitvoerende laag worden uitgevoerd.
Het cluster Sturende processen bevindt zich middenin het schema. Kern van dit cluster is “managing the business”. Kortom, vanuit dit cluster wordt de gehele informatievoorziening bestuurd. Uiteraard geldt dit in eerste instantie voor de processen in de uitvoerende laag. Een voorbeeld daarvan is dat via Financieel management de financiële kaders worden geschapen waarbinnen Wijzigingenbeheer moet werken. Maar evengoed kunnen in de strategische laag financiële elementen worden meegenomen in de uitwerking van de strategie. Het maakt vanzelfsprekend aanzienlijk uit of er veel of juist zeer weinig financiële ruimte is in de komende jaren.
In het cluster Sturende processen zijn de processenBehoeftemanagement, Planning & Control, Financieel management en Contractmanagement te onderkennen. Op aparte pagina’s worden ze elk nader uitgewerkt, zie het menu aan de linkerzijde op deze pagina. Hieronder volgt een korte samenvatting.
Korte samenvatting processen in het cluster Sturende processen
De processen binnen het cluster Sturende processen hangen nauw met elkaar samen. Hieronder zijn ze kort samengevat. Op vervolgpagina’s is elk proces verder uitgewerkt.
Het eerste proces, Behoeftemanagement, is het meest interessant. Hier wordt immers een brug geslagen tussen de informatievoorziening op lange termijn (rechtsboven in het BiSL schema te vinden) en de uitvoering van wijzigingen in de onderste laag van het BiSL model. Binnen Behoeftemanagement wordt de behoefte aan aanpassingen (inclusief uitbreiding en inkrimping) voor het komende jaar in een kwaliteitsplan vastgelegd. Het woord kwaliteit wordt hier overigens anders gebruikt dan de meeste mensen gewend zullen zijn: kwaliteit is hier de fit tussen het bedrijfsproces en de onderliggende informatievoorziening. Hoe beter de fit, hoe beter het bedrijfsproces functioneert en in BiSL-termen: hoe beter de kwaliteit van die informatievoorziening. Kwaliteit heeft hier dus alleen indirect te maken met bijvoorbeeld het aantal fouten in die informatievoorziening.
Het proces Planning & Control draagt er zorg voor dat voor alle BiSL-processen voldoende menscapaciteit beschikbaar is. Nadrukkelijk gaat het hier dus niet om capaciteit in de vorm van hardware of bijvoorbeeld voldoende softwarelicenties. Laatstgenoemde wordt reeds afgedekt in het operationele proces Operationele IT-aansturing. Behalve planning van voldoende menscapaciteit wordt in dit proces de besteding van uren ook bewaakt en via evaluatie van de werkelijk bestede uren wordt getracht een volgende planning te verbeteren.
Het proces dat de meeste bedrijven het meest op orde hebben is veelal Financieel management. Een financiële planning voor het komend jaar, vaak budgettering geheten, zorgt er voor dat financieel een sterke focus is en het risico op onverwachte kosten wordt verkleind. Ooit gestart aan de IT-zijde, vaak geïnitieerd vanuit ITIL, is het langzamerhand samen met de budgetten aan de klantzijde terecht gekomen. Binnen BiSL is uiteraard de samenstelling van de juiste jaarbudgetten en de controle op de besteding daarvan vanuit klantoptiek in dit proces speerpunt.
Tot slot is in dit procescluster het proces Contractmanagement te vinden. Het maken van goede afspraken met in- en externe IT-leveranciers is al lange tijd een issue en ook hier hebben heel wat bedrijven grote stappen gemaakt. Het is inmiddels vrij gewoon dat er in SLA’s en contracten duidelijke afspraken liggen tussen klant en IT-leverancier over de wederzijdse verwachtingen. Ook hier wordt natuurlijk, geheel indachtig BiSL, het klantperspectief als uitgangspunt genomen.
In de praktijk – Volgtijdelijkheid binnen Sturende processen
De processen binnen Sturende processen kennen een nauwe samenhang. Een logische vraag die zich dan aandient is; met welk proces binnen dit geheel te beginnen? Het antwoord is over het algemeen: Behoeftemanagement. Door eerst duidelijkheid te scheppen in de behoefte binnen informatievoorziening voor het komende jaar, ontstaat een logisch vertrekpunt om vervolgens de financiele planning die daarbij hoort te maken en natuurlijk ook de bijbehorende planning van menscapaciteit en de benodigde inzet van leveranciers.
In een vervolgstap kunnen dan de consequenties vanuit Planning & control, Financieel Management en Contractmanagement terug worden gegeven aan Behoeftemanagement waarna eventueel bijstelling kan plaatsvinden. Een voorbeeld daarvan: binnen Behoeftemanagement wordt de behoefte van het komend jaar geïnventariseerd. Vervolgens wordt in Financieel management op basis daarvan de financiële planning gemaakt. Indien blijkt dat de financiële middelen (ver) achter blijven bij de behoefte, dan gaat uiteraard een signaal terug naar Behoeftemanagement dat de behoefteplanning voor het komende jaar naar beneden moet worden bijgesteld. Op deze wijze ontstaan binnen de vier Sturende processen uitwerkingen (plannen) die ook onderling consistent zijn.