Dit proces maakt onderdeel uit van het richtinggevende procescluster Opstellen informatiestrategie. In dit proces wordt een strategie voor de informatievoorziening opgesteld voor specifieke informatiedomeinen.

Opmerking: Hieronder worden doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in boeken die reeds op dit terrein zijn verschenen. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website. Wat u in die boeken niet vindt en hieronder wel, zijn de KPI’s, proces- en procedure schema’s en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.

Doel proces Informatie lifecycle management

Het doel van het proces Informatie-lifecyclemanagement is het ontwikkelen van een strategie voor de informatievoorziening binnen een specifiek informatiedomein.

Een informatiedomein, ook wel informatiegebied of informatiebeheergebied genoemd, is een afgebakend deel binnen een gebruikersorganisatie met een eigen bedrijfsproces en specifiek benodigde kennis. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld financiën, hrm, inkoop, productie, sales.

Naast het ontwikkelen van een strategie per domein is uiteraard ook een bedrijfsbrede strategie noodzakelijk. Deze wordt in het proces Informatie-portfoliomanagement opgesteld. Uiteraard vindt afstemming tussen deze twee processen plaats en dat is ook de reden dat ze visueel naast elkaar in het BiSL-model zijn terug te vinden.

Activiteiten proces Informatie lifecycle management

Dit proces omvat de volgende activiteiten:

1. Inventarisatie huidige situatie en veranderingen
Als eerste stap wordt de huidige situatie, voor zover niet al in beeld, in kaart gebracht. De veranderingen worden op drie manieren beschouwd: vanuit veranderingen in de bedrijfsprocessen en beleid, vanuit het huidige gebruik (met andere woorden: verbetermogelijkheden die er nu al zijn, ongeacht de toekomst) en vanuit IT gezien (bijvoorbeeld een systeem dat aan het eind van zijn levenscyclus is). Natuurlijk worden ook de mogelijkheden van nieuwe technologie in ogenschouw genomen.

2. Uitwerking in scenario’s
Om een concrete uitwerking te krijgen, worden een of meerdere scenario’s opgesteld waarin een mogelijke toekomstige organisatie, een toekomstig bedrijfsproces en een bijbehorende toekomstige informatievoorziening is uitgewerkt. Uit de scenario’s wordt vervolgens de best passende gekozen.

3. Afstemmen scenario’s
Omdat dit proces zich beweegt in verschillende informatiedomeinen, en daarbinnen scenario’s uitwerkt, is het uiteindelijk ook zaak deze scenario’s op elkaar af te stemmen. Dit kan vervolgens leiden tot aanpassingen in de scenario’s.

Resultaten proces Informatie lifecycle management

Naast een statusrapport met daarin de status van de huidige informatievoorziening, is het belangrijkste resultaat van dit proces de informatiestrategie met hierin de schetsen en scenario’s, een inschatting van kosten/baten, randvoorwaarden en grove planning voor de komende jaren.

KPI’s / rapportage items proces Informatie lifecycle management

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI’s) voor het proces Informatie-lifecyclemanagement zijn:
1. Omvang wijzigingen in informatievoorziening t.o.v. huidige informatievoorziening i.v.m. huidige achterstanden/gebreken (in %)
2. Omvang wijzigingen in informatievoorziening t.o.v. huidige informatievoorziening i.v.m. verwachte ontwikkelingen(in %)
3. Aanpassingen t.o.v. eerder opgestelde strategie

Relaties met andere processen

De processen Bepalen ketenontwikkelingen, Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen en Bepalen technologieontwikkelingen leveren belangrijke input voor dit proces. Met Informatie-portfoliomanagement wordt de strategie die hier per informatiedomein is ontwikkeld, afgestemd met het grote geheel.

Het resultaat van Informatie-lifecyclemanagement wordt doorgegeven richting alle sturende processen waar de strategie geconcretiseerd wordt in jaarplannen en de benodigde planningen, financiën en afspraken met IT-leveranciers worden geregeld.

In de praktijk – Denken in scenario’s: een krachtig instrument

Wellicht het meest aardige onderdeel van dit proces is het werken met scenario’s. Maar al te vaak eindigt strategisch denken in fraaie volzinnen, waar vervolgens slechts met grote moeite concrete plannen uit zijn af te leiden. En natuurlijk, hoe verder in de toekomst wordt gekeken, hoe moeilijker het is om concreet te zijn. Echter, denken in scenario’s kan dit ondervangen. Een scenario is immers een concrete, haast tastbare uitwerking van een mogelijke toekomst. Het is in een scenario heel goed mogelijk een toekomstig organisatieonderdeel te beschrijven, met toekomstige werkwijzen, toekomstige functies en natuurlijk….een bijbehorende informatievoorziening. Op het moment dat meerdere van dergelijke scenario’s zijn gemaakt, ontstaat vanzelf de vraag: welke is het meest reëel om ook werkelijkheid te worden?

Om een voorbeeld te geven: het is toch niet zo moeilijk een aantal scenario’s uit te werken over de toekomstige afhandeling van binnenkomende facturen en daarbij horende informatievoorziening. En datzelfde geldt ook voor alle andere activiteiten binnen Finance & Control. Op deze wijze ontstaat al snel een concreet beeld over de toekomstige informatievoorziening binnen dit deelgebied.