Het cluster Gebruiksbeheer bestaat uit vier uitvoerende processen. Doel van dit procescluster is ondersteuning van het dagelijks gebruik van de informatievoorziening vanuit functionele optiek. Het gaat hierbij dus niet om de technische aspecten, daarvan ligt het beheer bij IT. En het gaat ook niet om wijzigingen en vernieuwingen, maar om de informatievoorziening die nu in gebruik is.

Gebruiksbeheer is het cluster linksonder in het model. Het is een van de drie procesclusters op uitvoerend niveau.
Kern van dit cluster is “running the business”. Kortom, dit cluster gaat niet over het wijzigen van de informatievoorziening, maar over het gebruik. Wijzigen gebeurt in het cluster Functionaliteitenbeheer.

De activiteiten in het cluster Gebruiksbeheer zorgen voor instandhouding van de huidige informatievoorziening. Hoewel soms wordt gedacht dat een eenmaal draaiend informatiesysteem weinig aandacht en tijd vergt, blijkt dat in de praktijk vaak anders uit te pakken. Met name het optimaal gebruiken van ter beschikking staande informatiesystemen blijkt de nodige inspanning te vergen. Voor het geval u dat niet meteen gelooft: check maar eens bij een eindgebruiker hoe het werkproces loopt en hoe daarbij het bijbehorende informatiesysteem daadwerkelijk wordt gebruikt. Doorgaans is daar nog een enorme winst te behalen. Ook het juist informeren van nieuwe medewerkers over het gebruik van bestaande systemen kan heel waardevol zijn. Uiteindelijk zijn de werkzaamheden in dit cluster deels eenvoudigweg noodzakelijk, maar voor een ander deel zijn ze ook gericht op het terugverdienen van de vaak grote investeringen die in de informatievoorziening zijn gedaan.

Gebruiksbeheer bestaat uit vier processen, namelijk Gebruikersondersteuning, Operationele ketenafstemming, Beheer bedrijfsinformatie en Operationele IT-aansturing. Deze processen zijn op aparte pagina’s verder uitgewerkt. Zie hiervoor het menu aan de linkerzijde op deze pagina. Hieronder volgt een korte samenvatting.

Korte samenvatting processen in het cluster Gebruiksbeheer

Het proces Gebruikersondersteuning doet precies wat de naam belooft; ondersteuning van gebruikers. Bij het (dagelijks) gebruik van informatiesystemen uiteraard. Er kan dan worden gedacht aan bijvoorbeeld het afhandelen van functionele vragen, maar ook fouten die optreden worden in of via dit proces afgehandeld. Natuurlijk is er in bepaalde gevallen ondersteuning van IT nodig, wat dan weer aan de IT-zijde middels ASL en/of ITIL-processen wordt gerealiseerd. Daarnaast is een belangrijke functie van dit proces communicatie en informatie. Immers, zonder de juiste informatie is het voor gebruikers niet eenvoudig of zelfs onmogelijk het informatiesysteem (optimaal) te gebruiken.

Het proces Beheer bedrijfsinformatie heeft als onderwerpen de (functionele) parameters en de inhoud van databases. Bij de parameters gaat het om de instellingen van het systeem, die soms functioneel van aard zijn en daarmee tot het domein van functioneel beheer behoren. Daarnaast is de inhoud van databases vanzelfsprekend eigendom van de klant en niet van IT. Standaard werkzaamheden zoals het muteren van gegevens horen gewoonlijk niet bij functioneel beheer thuis, maar in uitzonderlijke gevallen kan het nodig zijn dat rechtstreeks in de database bepaalde gegevens worden “rechtgezet”. Tot slot worden door functioneel beheer in dit proces op aanvraag van bijvoorbeeld het management (niet standaard) queries gemaakt en ook de kwaliteit van de data wordt door functioneel beheer bewaakt.

In het derde proces in dit cluster, Operationele IT-aansturing, worden opdrachten aan de IT-organisatie verstrekt en de uitvoering daarvan vervolgens bewaakt. Aspecten die in dit proces met name aan de orde komen zijn beschikbaarheid, capaciteit en continuïteit. Hoewel dat ook onderwerpen zijn die aan de IT-zijde uiteindelijk worden ingevuld, is het logischerwijs de klantzijde die allereerst moet aangeven welke behoefte er op dit terrein is.

Operationele ketenafstemming is het nieuwe proces in BiSL. Organisaties wisselen steeds vaker gegevens met andere organisaties uit of maken gemeenschappelijk gebruik van informatiesystemen. Het proces Operationele ketenafstemming richt zich op de reguliere afstemming met deze ketenpartners.
Het gaat hier niet om de IT-leveranciers. Afstemming met hen is onderwerp van het proces Operationele IT-aansturing.