bislfoundation


 

Voorbereiden transitie

Dit proces maakt onderdeel uit van het operationele procescluster Functionaliteitenbeheer. Transitie is de term die binnen BiSL wordt gebruikt voor de werkelijke in productie name van het gewijzigde systeem. In het proces Voorbereiden transitie worden logischerwijs alle voorbereidingen aan de gebruikerszijde getroffen.

Opmerking: Hieronder worden doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in boeken die reeds op dit terrein zijn verschenen. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website. Wat u in die boeken niet vindt en hieronder wel, zijn de KPI's, proces- en procedure schema's en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.


Doel proces Voorbereiden transitie

Het proces Voorbereiden transitie heeft als doelstelling de randvoorwaarden in te vullen voor een probleemloze ingebruikname van de nieuwe / gewijzigde functionaliteit.

In het proces Transitie wordt vervolgens de nieuwe / gewijzigde functionaliteit werkelijk in productie genomen. Dat vergt over het algemeen werkzaamheden aan de kant van de ICT-leverancier, binnen BiSL wordt in de processen Voorbereiden transitie en Transitie ingezoomd op de werkzaamheden aan de klantzijde.


Onderwerpen / aandachtsgebieden

De volgende aandachtsgebieden worden onderscheiden in dit proces:
1. De gebruikersorganisatie. Bij wijziging van een functionaliteit is het voor de hand liggend dat de gebruikers tijdig op de hoogte worden gebracht van het tijdstip en de inhoud van de wijziging(en). Specifiek aandachtspunt is de koppeling tussen de gewijzigde functionaliteit en het werkproces, dat even goed kan wijzigen. Naast het verstrekken van handleidingen, werkinstructies, nieuwe formulieren is dus nog al eens een nadere hands-on instructie aan te bevelen
2. De functioneel beheerorganisatie. Ook binnen Functioneel beheer dient de nodige aandacht te zijn voor de nieuwe situatie na wijziging. Het support kan van een andere aard zijn (juist in de eerste periode na wijziging komen de meeste functionele vragen) en daardoor moeten Functioneel beheerders vanaf het eerste moment inhoudelijk precies op de hoogte zijn van het nieuwe systeem.
3. De IT-leverancier. De IT-dienstverlening kan ook van aard wijzigen na doorvoering van de wijziging(en). Er kan bijvoorbeeld een ander platform worden ingezet, de omvang van het systeem wijzigt, gebruikers gaan ook op andere tijdstippen (´s avonds, in het weekend) gebruik maken van het systeem…er zijn allerlei redenen die er toe kunnen leiden dat de IT-leverancier niet alleen tijdens de transitie werkzaamheden moet uitvoeren, maar daarna ook blijvend de werkzaamheden veranderen. Ook hier is een goede voorbereiding daarop nuttig.


Activiteiten proces Voorbereiden transitie

Het proces Voorbereiden transitie kent een drietal fases:
1. Opstellen implementatieplan. Het implementatieplan geeft de activiteiten aan die vooraf worden uitgevoerd. Het woord implementatie heeft dus hier niets te maken met de werkelijke inproductiename, dat wordt binnen BiSL onder de term transitie gevat.
2. Uitvoeren voorbereiding. De activiteiten die in het implementatieplan zijn beschreven worden uitgevoerd. Te denken is dan bijvoorbeeld aan het verspreiden van handleidingen, werkinstructies en nieuwe formulieren, het geven van aanvullende mondelinge toelichting aan medewerkers en het organiseren van trainingen.
3. Opstellen transitieplan. De daadwerkelijke transitie vindt plaats in het proces Transitie, maar in het proces Voorbereiden transitie wordt reeds het plan gemaakt van alle activiteiten die tijdens die transitie moeten worden uitgevoerd. Dit transitieplan kan vanzelfsprekend afhankelijk van de omvang van de wijziging een simpele checklist zijn maar ook een omvangrijk draaiboek dat zelfs weer uit meerdere delen (globaal, generiek, specifiek) bestaat.


Resultaten proces Voorbereiden transitie

De resultaten van dit proces zijn:
1. Het opgestelde implementatieplan
2. De uitgevoerde voorbereidende werkzaamheden (die in het implementatieplan zijn beschreven)
3. Het opgestelde transitieplan (dat in het proces Transitie zal worden gebruikt)


KPI's / rapportage items proces Voorbereiden transitie

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI's) voor het proces Voorbereiden transitie zijn:
- Aantal implementatie- en transitieplannen dat op tijd wordt geleverd
- Aantal en ernst van de bevindingen betreffende de implementatie- en transitieplannen die in het proces Toetsen en testen worden geconstateerd
- Aantal vragen van gebruikers na implementatie over de nieuwe/gewijzigde functionaliteit (indicator van de kwaliteit van informatievoorziening vooraf)
- Aantal aanpassingen aan het transitieplan tijdens of na de werkelijke transitie (indicator van juistheid/volledigheid transitieplan)


Relaties met andere processen

Vanuit Wijzigingenbeheer en Specificeren wordt de nodige informatie over de aanstaande wijziging(en) aangeleverd. Vanuit Vormgeven niet-geautomatiseerde informatievoorziening komen alle aangepaste items op niet-geautomatiseerd gebied. Richting transitie wordt het transitieplan opgeleverd.
Met de IT-leverancier wordt uiteraard afgestemd op het vlak van voorbereidende werkzaamheden aan de IT-zijde.


In de praktijk – nut en noodzaak voorbereiding

Het spreekwoord luidt niet voor niets ´Een goede voorbereiding is het halve werk´. Een goede voorbereiding kan enorm besparen op het werk tijdens de transitie en ergernis bij gebruikers na de feitelijke inproductiename. Bovendien, doordat er nog eens moet worden nagedacht over het gehele transitie (zowel de voorbereiding als de werkelijke overgang van oud naar nieuw), wordt de kans op het vergeten van werkzaamheden verkleind.
Het blijft een feit dat in de praktijk in dit stadium de tijdsdruk vaak behoorlijk groot is en juist daardoor de aandacht voor voorbereidende werkzaamheden (te) klein.


In de praktijk – checklist

Sommige transities zijn erg groot, maar andere ook helemaal niet. Het kan verleidelijk zijn om te komen tot implementatie- en transitieplannen die zo omvangrijk zijn dat alles altijd wordt afgedekt. Gevolg is dat bij een fors aantal (kleine) transities sprake is van een enorme administratieve overkill. Beter is, net als bij het aanvragen van wijzigingen, onderscheid te maken in grote, middelgrote en kleine transities. Bij de laatste kan wellicht beter worden gewerkt met beperkte plannen of checklists. Met name een checklist blijkt veel mensen aan te spreken omdat de administratieve last zeer beperkt is. En de kans op het totaal vergeten van activiteiten, of vergissingen in de volgorde van uitvoering, wordt door het gebruik van een checklist behoorlijk beperkt.





Cursus BiSL Foundation



 

Cursus BiSL Foundation

BiSL workshops

Cursus BiSL Foundation

Cursus BiSL Foundation

 © 2007-2017 Tot Z Diensten BV   | Postbus 50 - 8120 JS Olst | 0570 - 560 404 | contact(@)totz.nl
 

 
Bron voor bepaalde inhoudelijke beschrijvingen: ASL BiSL Foundation en het boek Functioneel beheer volgens BiSL (Peter Janssen).
 
Aangezien Tot Z Diensten BV groot voorstander is van de Public Domain gedachte achter BiSL is toepassing voor eigen gebruik van alles wat u op deze site vindt altijd toegestaan zonder verdere toestemming of betaling.