bislfoundation


 

Behoeftemanagement

Het proces Behoeftemanagement maakt onderdeel uit van het procescluster Sturende processen op tactisch niveau. Binnen dit proces wordt ervoor zorg gedragen dat bedrijfsprocessen worden ondersteund door een goede informatievoorziening en bijbehorende business informatiemanagementorganisatie.

Opmerking: Hieronder worden doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in boeken die reeds op dit terrein zijn verschenen. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website. Wat u in die boeken niet vindt en hieronder wel, zijn de KPI's, proces- en procedure schema's en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.


Doel proces Behoeftemanagement

Het proces Behoeftemanagement heeft als doelstelling het ervoor zorgdragen dat bedrijfsprocessen worden ondersteund of ingevuld door de juiste informatievoorziening en bijbehorende organisatie van business informatiemanagement. Nieuwe behoeften worden onderkend en besluitvorming vindt hier plaats.

In de praktijk trekt dit proces de aandacht omdat dit het gat tussen strategie en RFC invult. Binnen veel organisaties wordt middels een proces als wijzigingenbeheer de afhandeling van RFC's redelijk onder controle gehouden. Op strategisch niveau is steeds meer activiteit, maar zonder verbinding tussen deze twee niveaus blijft met name strategie op dat niveau hangen: het leidt eenvoudigweg niet tot concrete, tastbare resultaten. Met behulp van Behoeftemanagement is deze brug wel te slaan.


Activiteiten proces Behoeftemanagement

Het proces Behoeftemanagement kent samengevat de volgende activiteiten:
1. Plannen: Het bepalen en inplannen van de gewenste kwaliteit van de informatievoorziening
2. Bewaken / controleren: Controleren en bewaken voortgang verandertrajecten, inclusief de kwaliteit ervan
3. Evalueren: Evalueren van planning versus realisatie, aansluiting informatievoorziening op bedrijfsproces en het functioneren van de IV-organisatie.

NB. Hoewel vaak de nadruk in deze activiteiten ligt op de aanpassingen in de informatievoorziening, kan dus de organisatie van de informatievoorziening hier ook onderwerp van aandacht zijn.


Resultaten proces Behoeftemanagement

De resultaten van het proces Behoeftemanagement zijn:
- Jaarplan informatievoorziening en business informatiemanagement
- Kwaliteitsplan (met daarin verbeterpunten / verbeterplan)
- Voortgangsrapportages: planning versus realisatie
- Kengetallen: ervaringscijfers


KPI's / rapportage items proces Behoeftemanagement

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI's) voor het proces Behoeftemanagement zijn:
- Fit tussen bedrijfsproces en informatiesysteem
- Aantal en omvang gedefinieerde verbeterpunten
- Gap tussen huidige organisatie van de informatievoorziening en de gewenste organisatie


Relaties met andere processen

Vanzelfsprekend zijn er sterke relaties met de andere sturende processen i.v.m. bijvoorbeeld de financiŽle aspecten van de hier gedefinieerde behoefte voor het komende jaar (Financieel management). De afstemming met werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd door de IT-leverancier lopen via Contractmanagement en intern uit te voeren werk wordt in de planning van Planning & Control opgenomen.

Verder is ook in dit proces een sterke relatie te onderkennen met Wijzigingenbeheer i.v.m. de uitvoering van wijzigingen. Vanuit Behoeftemanagement worden aan Wijzigingenbeheer wijzigingen doorgegeven die in het kader van het kwaliteitsplan moeten worden uitgevoerd.


In de praktijk - Behoeftemangement de ontbrekende schakel?

Het proces Behoeftemanagement heeft vaak de warme belangstelling van organisaties die zich verdiepen in het BiSL framework. Dat is niet voor niets; waar wijzigingenbeheer vaak al aardig op orde is (maar natuurlijk altijd beter kan) en steeds meer organisaties ook denken op strategisch niveau, ontbreekt tussen deze twee vaak de schakel. Behoeftemanagement vult precies dit in.

Het geeft ten eerste voor wijzigingenbeheer de context waarbinnen gewerkt kan worden. Het probleem waar veel organisaties mee blijven kampen, zelfs als wijzigingenbeheer op zichzelf heel goed functioneert, is dat het "grotere plaatje" ontbreekt. Oftewel de context van elke wijziging: waar past deze binnen het grotere plaatje, zijn we op de juiste weg, hoever zijn we al gevorderd dit jaar...het zijn heel gewone vragen waar geen antwoord op kan worden gegeven zonder Behoeftemanagement. Echter, indien in Behoeftemanagement een plan voor het komende jaar wordt gemaakt dan is natuurlijk opeens heel eenvoudig te bepalen of een RFC daarbinnen valt, of niet. En daarmee tegelijkertijd of de RFC bijdraagt aan het jaarplan of niet.

Ten tweede, vanaf strategisch niveau geredeneerd, kan Behoeftemanagement een belangrijke bijdrage leveren aan het concretiseren van een strategie. Veel te vaak blijft een strategie precies dat: een strategie. Dat heeft helemaal geen zin: elke strategie moet uiteindelijk leiden tot concrete, meetbare resultaten. Het probleem hierbij is dat een strategie niet meteen is te vertalen naar aanpassingen op RFC-niveau, die stap is eenvoudigweg te groot. Door een langetermijn strategie te vertalen naar een plan voor het komend jaar (Behoeftemanagement), kan daarna wel middels soms hele reeksen RFC's en eventueel projecten wel worden bereikt dat een strategie leidt tot concrete aanpassingen. Eigenlijk verrassend eenvoudig...

Behoeftemanagement heeft dus volkomen terecht binnen BiSL een plek waar de meeste organisaties nog veel te winnen hebben.






Cursus BiSL Foundation



 

Cursus BiSL Foundation

BiSL workshops

Cursus BiSL Foundation

Cursus BiSL Foundation

 © 2007-2017 Tot Z Diensten BV   | Postbus 50 - 8120 JS Olst | 0570 - 560 404 | contact(@)totz.nl
 

 
Bron voor bepaalde inhoudelijke beschrijvingen: ASL BiSL Foundation en het boek Functioneel beheer volgens BiSL (Peter Janssen).
 
Aangezien Tot Z Diensten BV groot voorstander is van de Public Domain gedachte achter BiSL is toepassing voor eigen gebruik van alles wat u op deze site vindt altijd toegestaan zonder verdere toestemming of betaling.