bislfoundation


 

Beheer bedrijfsinformatie

Dit proces maakt onderdeel uit van het operationele procescluster Gebruiksbeheer. De procesnaam is goed getroffen want we zullen zien dat het inderdaad gaat om het operationele beheer van de informatie die een bedrijf nodig heeft.

Opmerking: Hieronder worden doel, activiteiten, resultaten en relaties van dit proces kort samengevat. Deze zijn uitgebreider te vinden in boeken die reeds op dit terrein zijn verschenen. Zie hiervoor de pagina boeken op deze website. Wat u in die boeken niet vindt en hieronder wel zijn de KPI's, proces- en procedure schema's en ervaringen c.q. opmerkingen uit de praktijk.


Doel proces Beheer bedrijfsinformatie

Het proces Beheer bedrijfsinformatie is verantwoordelijk voor een correcte opzet en inhoud van de gegevens van de informatievoorziening.

Het doel van het proces Beheer bedrijfsinformatie is tweeledig:
á1. Beheer parameters
á2. Beheer inhoud van de informatiesystemen (gegevens in de databases)
Bij het eerste onderdeel gaat het niet om de technische parameters, waarmee bijvoorbeeld de werking van een server wordt be´nvloed. Het gaat hier om parameters die de functionele werking van een informatiesysteem be´nvloeden.
Bij het tweede onderdeel gaat het om de gegevens zelf, die eigendom zijn van de klantorganisatie en waar de klant zowel voor de opzet (welke gegevens worden opgeslagen) als de inhoudelijke kwaliteit volledig verantwoordelijk is.

Overigens is het wellicht goed om op te merken dat hier zowel de geautomatiseerde informatievoorziening als de niet-geautomatiseerde in zijn geheel moeten worden beschouwd. Weliswaar neemt het niet-geautomatiseerde deel in de loop der jaren steeds verder af, maar de meeste organisaties hebben toch nog steeds geen 100% geautomatiseerde informatievoorziening.


Activiteiten proces Beheer bedrijfsinformatie

De activiteiten van het proces Beheer bedrijfsinformatie worden gevormd door de volgende drie deelprocessen:

1. Bewaken / controleren
Onderwerpen zijn hier integriteit en correctheid van de gegevens, de gegevensdefinities, het informatiemodel en het gebruik van de gegevens. Al met al wordt hier dus een vrij brede scope op gegevensbeheer en gebruik gebruikt. Overigens is het niet zo dat bij geconstateerde inconsistenties functioneel beheer dit ook zelf zou moeten oplossen. Doorgaans is het fraaier de uitvoering terug te leggen in de gebruikersorganisatie. Hierdoor wordt een goede scheiding van taken bereikt.

2. Informeren en rapporteren
Hieronder wordt verstaan het verzorgen van managementinformatie, met name de niet-standaard rapportages die niet middels een druk op de knop uit het systeem kunnen worden gehaald. Samenstelling van dit soort niet-standaard rapportages vereist uiteraard kennis van inhoud en structuur van de databases. Daarnaast kan ook worden gerapporteerd over de parameters, wijzigingen daarin, de kwaliteit van gegevensverzamelingen etc.

3. Wijzigen
Het wijzigen van gegevens of parameters kan worden uitgevoerd door functioneel beheer. In het geval van parameters wordt dit algemeen gezien als een vrij gewone taak, die ook echt hier thuis hoort. Echter, in het geval van gewone gegevens is veelal mogelijk de wijziging door te voeren via het informatiesysteem en kan dan door de gebruikersorganisatie zelf worden uitgevoerd. In het uitzonderlijke geval dat dat niet mogelijk is, kan functioneel beheer dit ook voor zijn rekening nemen. De nodige procedurele voorzorgen zijn dan wel noodzakelijk, omdat in dat soort situaties functioneel beheer zowel de controlerende als uitvoerende taak voor zijn rekening neemt. Hoewel een dergelijke samentrekking in het algemeen ongewenst is, is het niet altijd te voorkomen en zeker procedureel goed af te dekken.


Resultaten proces Beheer bedrijfsinformatie

De resultaten van het proces Beheer bedrijfsinformatie volgen redelijk 1-op-1 uit de activiteiten die hiervoor zijn beschreven:

1. Consistent en actueel informatiemodel
2. Bedrijfsgegevens voldoen inhoudelijk aan het vastgestelde kwaliteitsniveau
3. Parameters zijn juist ingesteld, wijzigingen worden tijdig uitgevoerd en zijn geborgd
4. Informatie aanvragen, met name de niet standaard informatie aanvragen, worden middels dit proces afgehandeld.


KPI's / rapportage items proces Beheer bedrijfsinformatie

Voorbeelden van Key Performance Indicatoren (KPI's) voor het proces Beheer bedrijfsinformatie zijn:
- Aantal functionele parameters (per informatiesysteem)
- Aantal wijzigingen in parameterinstellingen in afgelopen periode
- Aantal uitgevoerde controles op kwaliteit van gegevensverzamelingen
- Percentage gegevens dat onjuist, onvolledig of inconsistent is
- Aantal (afgehandelde) niet standaard informatie aanvragen

Deze KPI's kunnen dienen als input voor een rapportage. De periode waarover wordt gesproken kan vanzelfsprekend naar wens variŰren, maar een periode van een maand is vrij gebruikelijk.


Relaties met andere processen

Als onderdeel van het procescluster Gebruiksbeheer heeft het proces Beheer bedrijfsinformatie uiteraard relaties met de andere processen in dit cluster. Daarnaast zijn er nog enkele sterke relaties met andere processen aan te wijzen:

Gebruikersondersteuning. Via het proces gebruikersondersteuning kunnen aanvragen binnenkomen voor aanpassing van parameters, het aanpassen van bedrijfsgegevens, informatieverzoeken etc.

Operationele ICT-aansturing. Via dit proces verlopen geautomatiseerde informatieaanvragen. Vanuit het proces Beheer bedrijfsinformatie wordt hier controle op uitgeoefend.

Wijzigingenbeheer. Binnen het proces Beheer bedrijfsinformatie kan duidelijk worden dat aanpassing van het informatiesysteem nodig is. Hierbij zal dan een wijziging richting wijzigingenbeheer worden gestuurd.

Transitie. Precies tegengesteld aan de relatie met wijzigingenbeheer zullen vanuit het proces Transitie soms aanpassingen in bedrijfsgegevens (conversie) of parameters worden ge´nitieerd. Dit moet uiteraard verder in het proces Beheer bedrijfsinformatie worden verwerkt.

Behoeftemanagement tot slot speelt een rol bij de feitelijke versus gewenste kwaliteit van het informatiesysteem en met name hier de inhoud van de gegevensverzamelingen. Vanuit Beheer bedrijfsinformatie kan hiertoe de nodige informatie worden aangeleverd.


In de praktijk - Wijzigen gegevens / parameters

Een voorbeeld van call-handeling is in dit schema te vinden:

Schema Wijzigen gegevens / paramters

(klik op het plaatje om het te vergroten)

De aanpak zoals hier geschetst is vrij formeel. Toch, zeker indien het gaat op parameters of gegevens in databases, dan zou controle op inhoudelijke aanpassingen niet bijzonder moeten zijn. Controleerbaarheid en traceerbaarheid zijn termen die in dit soort situaties terecht nog wel eens vallen uit de hoek van interne controllers of externe auditors. En terecht. Met een feitelijk vrij eenvoudige procedure is dit hier volledig af te dekken.


In de praktijk - parameterbeheer

Het beheren van functionele parameters lag vanouds bij de IT-afdeling, waar het uiteindelijk niet thuishoort. Nog steeds bestaan er echter informatiesystemen die zo zijn ingericht dat functionele parameters niet op een verantwoorde wijze door functioneel beheer zelf kunnen worden beheerd. In dat geval is het natuurlijk altijd mogelijk om de daadwerkelijke uitvoering van de wijziging aan de IT-organisatie over te laten, maar dan wel uitdrukkelijk in opdracht van de functioneel beheer-organisatie. Bijkomend probleempunt kan nog zijn dat een bepaald systeem door meerdere afdelingen wordt gebruikt en de gewenste instellingen van de parameters niet bij elke afdeling gelijk zijn. Ook daar ligt een schone taak voor functioneel beheer om onderling overeenstemming te bereiken.

Mocht het zo zijn dat het in het informatiesysteem middels een apart gedeelte mogelijk is de functionele parameters te beheren, dan dient dit gedeelte aan functioneel beheer ter beschikking te worden gesteld. Duidelijk zal zijn dat dat eisen stelt aan het kennisniveau van de betrokken functioneel beheerder(s). Ook is het wellicht een open deur dat de beheerfunctie slechts aan een strikt gelimiteerd aantal personen beschikbaar is gesteld (en ook hier is de praktijk soms anders).


In de praktijk - kwaliteit gegevensverzamelingen

Het is helaas nogal eens zo dat de IT-afdeling verantwoordelijk wordt gesteld voor de inhoudelijke kwaliteit van gegevensverzamelingen. Echter, de inhoud van gegevensverzamelingen is eigendom van de klant, zij is verantwoordelijk voor invoer en mutaties en dus ligt de verantwoordelijkheid ook daar. Waar de IT-afdeling wel op kan worden aangesproken is een verkeerde werking van een informatiesysteem indien daardoor gegevens worden verminkt. Dit is echter, zeker bij informatiesystemen die al langer worden gebruikt, eerder uitzondering dan regel. Op het moment dat een kwalitatieve controle wordt gedaan op volledigheid, consistentie en juistheid van gegevens dan is in het algemeen de klantorganisatie aan zet.

Functioneel beheer, hier met name de functioneel beheerder, kan een rol spelen in het signaleren van vermeend kwaliteitsgebrek. Een functioneel beheerder heeft veelal meer mogelijkheden om (bijvoorbeeld via queries) controles op de databases uit te voeren. Mocht blijken dat de kwaliteit van bepaalde gegevens inderdaad te wensen overlaat, dan kan de functioneel beheerder vervolgens in de klantorganisatie benodigde acties uitzetten zodat de kwaliteit op voldoende peil komt.

Ook kan het een goede zaak zijn het informatiesystemen aan te laten passen zodat middels betere invoercontroles de kwaliteit van de gegevens verbeterd. Dergelijke wijzigingsvoorstellen kunnen via de reguliere weg (het proces wijzigingenbeheer en verder) worden doorgevoerd.


Opmerkingen / bijzonderheden

Het aanpassen van parameters wordt in organisaties in de praktijk ook wel gezien als "wijziging". Hoewel er geen software wordt aangepast, en ook de hardware precies blijft zoals deze was, wijzigt met de aanpassing van een (functionele) parameter inderdaad de werking van het informatiesysteem. Vanuit IT gezien lijkt het in eerste instantie dus geen relevante kwestie. Echter, indien het bijvoorbeeld gaat om de bewaartermijn van gegevens, of de intervallen waarmee printwerk in batch wordt uitgeprint, dan is toch al heel snel duidelijk dat de scheidslijn tussen "functioneel" en "technisch" niet zo scherp ligt als op het eerste gezicht gedacht.

Om deze reden zijn er wel organisaties die een wijziging van een parameter precies zo behandelen als elke andere wijziging, en dus ook precies dezelfde route laten volgen. Dat kan voor sommige parameters uiteraard wel overkill zijn, maar de ervaring leert dat bijvoorbeeld een impactanalyse in dit soort gevallen vooraf toch onvermoede effecten kan aantonen. Bovendien wordt op deze manier gebruik gemaakt van een (hopelijk) gestroomlijnd en eenduidig proces rondom wijzigingen, en voorkomen dat allerlei andere processen bestaan die allemaal op zichzelf ook wijzigingen veroorzaken. Een van de meest beruchte problemen binnen de gehele ICT-sector is immers het fenomeen "parallelle wijzigingen", en als er dan ook nog eens meerdere processen zijn waar dit zich in voltrekt kan de werkwijze, hoe gestructureerd verder ook, tot onaangename effecten leiden.


De termen parameter en stuurgegeven

Binnen BiSL worden de term parameter en stuurgegeven, en soms zelfs stuurparameter, nast en door elkaar gebruikt. Het betreft elke keer hetzelfde: een instelling in een systeem die de functionele werking be´nvloedt. Maar het door elkaar gebruiken van de termen is wel spijtig. In de praktijk komt de term parameter veruit het meeste voor en is ook te prefereren. Mocht u echter van plan zijn het EXIN examen te gaan doen, wees dan niet verrast als u opeens de term stuurgegeven tegenkomt.





Cursus BiSL Foundation



 

Cursus BiSL Foundation

BiSL workshops

Cursus BiSL Foundation

Cursus BiSL Foundation

 ę 2007-2017 Tot Z Diensten BV   | Postbus 50 - 8120 JS Olst | 0570 - 560 404 | contact(@)totz.nl
 

 
Bron voor bepaalde inhoudelijke beschrijvingen: ASL BiSL Foundation en het boek Functioneel beheer volgens BiSL (Peter Janssen).
 
Aangezien Tot Z Diensten BV groot voorstander is van de Public Domain gedachte achter BiSL is toepassing voor eigen gebruik van alles wat u op deze site vindt altijd toegestaan zonder verdere toestemming of betaling.